Registrar una compra
Aquí registras las facturas que te emiten tus proveedores. Es lo que suma mercancía a tu inventario, alimenta tu costo y genera la cuenta por pagar.
Ve al menú Compras → Nuevo.
Lo primero: no la escribas a mano
La franja de arriba, Importar factura automáticamente, te ahorra todo el trabajo de digitación. Tres formas, de la más cómoda a la menos:
Seleccionar XML. Es la mejor. El XML es el archivo oficial de la factura del proveedor: al cargarlo, el sistema llena proveedor, número, fechas, productos y valores exactamente como los emitió. Sin errores de tecleo.
Ingrese el CUFE (DIAN) + Consultar. Si tienes el CUFE (el código largo que aparece en la factura), escríbelo y el sistema busca el documento en la DIAN y lo trae.
Seleccionar PDF. El sistema lee el PDF y trata de extraer los datos. Funciona, pero como interpreta una imagen, revisa siempre lo que quedó antes de guardar.
Pídele a tus proveedores que te manden el XML junto con el PDF. Están obligados a entregártelo, y es la diferencia entre registrar una compra en diez segundos o en diez minutos.
Los datos de la compra
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Tipo comprobante | Qué documento te dieron: Factura electrónica, y las demás opciones de la lista. |
| Serie y Número | El prefijo y el número de la factura del proveedor, no uno tuyo. Ambos obligatorios. |
| Fec. Emisión | La fecha en que el proveedor la emitió. |
| Fec. Vencimiento | Cuándo hay que pagarla. |
| Forma de pago | Contado o Crédito. |
| Método de pago | Con qué pagas: efectivo, transferencia. Aplica al pago de contado. |
| Origen de pago | De dónde sale el dinero: la Caja o un banco. |
| Proveedor | Quién te vendió. El enlace [+ Nuevo] lo crea sin salir de aquí. |
| Moneda | La divisa de la factura. |
| Centro de costo | Opcional: a qué área imputar el gasto. |
| Notas de la compra | Texto libre, hasta 500 caracteres. |
La casilla ¿Desea agregar el cliente para esta compra? sirve cuando la compra se hace para un cliente concreto: es lo que te permite después saber cuánto te costó atenderlo.
Serie y Número son los del proveedor. Es el error más común de esta pantalla. Si inventas una numeración propia, después no vas a poder cruzar tu registro con el documento real ni con lo que la DIAN tiene reportado.
Lo que compraste
Cuatro botones, según de qué se trate:
| Botón | Cuándo se usa |
|---|---|
| + Agregar Producto | Mercancía que entra a tu inventario y que vas a revender. |
| + Agregar Servicio | Algo que te prestaron y no se almacena: un arreglo, una asesoría. |
| + Agregar retención | Las retenciones que le practicas al proveedor. |
| + Agregar Insumo | Materiales que consumes en tu operación, no para revender. |
Producto suma al stock; Servicio e Insumo no. Si registras mercancía como servicio, tu inventario va a quedar corto y el costo mal calculado. Es un error que se descubre tarde, cuando ya no cuadra nada.
Al guardar
La compra queda registrada y a partir de ahí:
- El inventario sube con los productos que entraron.
- Si fue a crédito, aparece la cuenta en Finanzas → Cuentas por pagar.
- El documento queda en Listado.